Cosa delegare a un agente AI personale

Dopo le call con i clienti il mio agente AI fa questo: legge la trascrizione di Fathom, recupera i punti aperti e prepara su Gmail una bozza di follow-up.

Nei record precedenti all’introduzione AI, Toggl registrava per quella task circa 30 minuti.
E ora, praticamente meno di 3 per leggere, approvare e inviare.

Nei giorni seguenti l’implementazione di questo processo, ho provato un senso di rivoluzione epocale.

Con stupore mi sono resa conto che fino a qualche anno prima associavamo tutti la delega a una persona: una voce, un volto, la possibilità di spiegarsi e poi capirsi via via sempre meglio, con tutto il bello della relazione e la complessità del tempo richiesto per curarla.

Adesso una parte del lavoro è diventata totalmente delegabile a un’intelligenza agentica.

Cosa sta cambiando con l’introduzione dell’intelligenza agentica

Gli agenti stanno entrando nel nostro lavoro con task molto pratiche.

Preparano follow-up dopo le call, trasformano trascrizioni in documenti, cercano informazioni, curano il planning dei progetti, generano contenuti.

Per dirla in breve: ci tolgono ore di lavoro, spesso operativo, ripetitivo o sommerso.

Per chi porta avanti un business mono persona, questa promessa di cambiamento ha una forza particolare. Forse per la prima volta ci sentiamo come se potessimo allentare il fardello del tenere attiva ogni funzione aziendale da soli.

Tutti i nostri cappelli (direzione, marketing, vendita, delivery, amministrazione, assistenza), seppur in versione ridotta perché siamo mono business, vanno comunque indossati.

E sappiamo molto bene che anche quando collaboriamo con altre persone, molte decisioni tornano in capo a noi.

Così il cervello diventa una reception sempre aperta e a volte sentiamo che è semplicemente tutto troppo.

Per questo, un sistema capace di prendere in carico parte di quel lavoro e carico mentale, assomiglia a una forma di ossigeno.

E quindi la tentazione è di costruire grandi modelli agentici che facciano tutto per noi.

Ma non è una buona soluzione.

L’AI è un mezzo o un fine per la tua attività?

Di fronte a una tecnologia che esegue bene e velocemente, la tentazione è usare la capacità come unico criterio di delega. In sintesi, potremmo dirci: se l’AI sa fare una cosa, possiamo affidargliela.

È una regola comoda. Ma è pericolosa e incompleta.

Un agente può scrivere una mail delicata che contiene però una frase che può cambiare il tuo rapporto con un cliente. Può analizzare i numeri di un’offerta e suggerire di chiuderla anche se non è corretto farlo, per motivi che magari vanno oltre i dati e richiedono contesto.
Può coordinare una campagna, distribuire compiti e preparare materiali impeccabili, eppure comunque mancare dello human touch che serve a farla funzionare.

C’è poi un rischio più subdolo.
Possiamo usare l’AI per liberarci dal lavoro ripetitivo e ritrovarci con una quantità ancora maggiore di cose da produrre. Il sistema ci restituisce quattro ore e magari noi le riempiamo subito con altre task, altri canali, altri output.

Per questo serve ricordare la differenza tra l’AI usata come mezzo dall’AI trasformata in fine.

Nel primo caso serve un’intenzione umana: voglio recuperare tempo per pensare meglio, seguire una relazione, prendere una decisione, fare un lavoro migliore o chiudere il computer e andarmene al parchetto.

Nel secondo misuro il sistema soltanto in base a quanto produce e quanto velocemente lo fa.

Un sistema può essere molto efficiente e peggiorare comunque la qualità della nostra vita.

Come si fa quindi, a decidere cosa delegare e cosa no?
Io ho costruito un mio processo interno decisionale con 5 domande che ti condivido.

1. Che cosa voglio ottenere delegando?

«Risparmiare tempo» è una risposta troppo vaga.

Tempo per che cosa?

Può servire per preparare una decisione con maggiore lucidità, parlare con un cliente, sviluppare un’offerta, studiare o recuperare energia. Anche chiudere il computer prima è una scelta legittima. Anzi, spesso è la più trascurata e la più necessaria.

Se non decidiamo prima dove dovrebbe finire il tempo liberato, l’efficienza tende a divorarlo.
Le ore risparmiate diventano spazio per produrre ancora di più e il sistema allarga la gabbia invece di aprirla.

2. Che cosa succede se il sistema sbaglia?

Un errore in una cartella interna può essere fastidioso, ma comunque ok. Un errore in una proposta economica, in una pubblicazione o in un messaggio inviato a un cliente entra nel mondo e coinvolge altre persone.

Prima di concedere autonomia quindi, provo a guardare quattro cose:

• quanto mi costa l’errore;
• quante persone può toccare;
• se l’azione è pubblica;
• se posso tornare indietro facilmente.

Più aumentano costo, esposizione e irreversibilità, più il controllo umano deve avvicinarsi all’azione finale.

3. Il sistema sta decidendo al tuo posto?

Un agente può raccogliere dati, ordinare opzioni, individuare incoerenze e preparare una proposta. Tutto questo alleggerisce il lavoro, senza sottrarci la decisione.

Il confine cambia quando il sistema sceglie quale cliente privilegiare, quale promessa fare, quale posizione assumere o quale direzione dare al business.

Delegare la preparazione può migliorare il pensiero. Delegare sistematicamente la decisione rischia di indebolirlo, soprattutto quando accettiamo la risposta perché siamo stanchi e non perché il ragionamento ci convince.

4. Quale capacità rischio di smettere di esercitare?

Ogni comodità ha un costo.

Se un sistema riassume sempre per me, potrei leggere meno in profondità. Se formula ogni ipotesi, potrei perdere l’abitudine a costruirne di mie. Se scrive tutte le prime versioni, potrei diventare molto bravo a correggere e meno capace di iniziare.

Questo non significa fare a mano tutto ciò che una macchina potrebbe eseguire. Significa scegliere quali capacità vogliamo conservare perché fanno parte del nostro lavoro e della persona che vogliamo essere.

5. Dov’è il gusto?

Il gusto del fare le cose oggi sembra un lusso, una faccenda ornamentale in un mondo di fretta.

Il gusto nasce da ciò che abbiamo letto, desiderato, rifiutato e invidiato. Porta con sé i luoghi in cui siamo cresciuti e quelli da cui siamo scappati, le persone che ci hanno cambiato, le figuracce e le conversazioni arricchenti andate avanti fino alle tre del mattino.

Nel lavoro creativo e strategico poi è un organo di selezione. Riconosce una frase vibrante in mezzo a cinque frasi corrette tecnicamente ma prive di potenza. Sente quando un’idea arriva troppo levigata e non ha attrito o mordente. Capisce che una scelta coerente con il brand può risultare comunque floscia.

Questo quindi è importante chiarirlo a se stessi: stiamo delegando la fatica ripetitiva o proprio la parte del lavoro che ci dà gusto e rende riconoscibile ciò che facciamo?

La vita come luogo di destinazione

Queste domande chiaramente non producono una versione valida per tutti del cosa delegare all’AI nelle proprie attività. La varietà di situazioni tra il tipo di lavoro, il momento del business, l’affidabilità del sistema e le necessità specifiche, richiederebbe sempre una valutazione ad hoc.

Producono però un criterio: l’AI dovrebbe restituirci capacità, intelligenza creativa, piacere, non soltanto aumentare la quantità di output.

Questa è la variante eudaimonica del suo uso e della sua integrazione.
Costruire strumenti che ci rendano più capaci di decidere, creare, lavorare e stare in relazione. Sistemi che restituiscano tempo e attenzione, lasciandoci la possibilità di scegliere come usarli.

Un sistema è utile infatti, finché la vita rimane il suo luogo di destinazione.
Deve permetterci più vita e non sottrarcene ancora in nome dell’efficienza.